Deklaracja DDS w systemie TRACES: jak ją złożyć krok po kroku

Kto składa deklarację

W polskim tekście rozporządzenia deklaracja nazywa się oświadczeniem o należytej staranności. Kto ją składa, zależy od roli firmy:

• Operator: firma, która jako pierwsza wprowadza produkt do obrotu w UE, na przykład importer albo producent w UE, a także eksporter. Składa deklarację przed każdym wprowadzeniem do obrotu lub eksportem.
• Upoważniony przedstawiciel: operator może zlecić złożenie deklaracji innej firmie, na przykład agencji celnej. Odpowiedzialność za zgodność produktu zostaje po stronie operatora. Operator, który jest osobą fizyczną albo mikrofirmą, może do tego upoważnić swojego odbiorcę.
• Operator niższego szczebla i handlowiec: od zmian wprowadzonych rozporządzeniem (UE) 2025/2650 nie składają deklaracji, a system nie daje im takiej możliwości. Firma, która kupuje bezpośrednio od operatora, zbiera numery referencyjne jego deklaracji.
• Mikro lub mały producent pierwotny z kraju niskiego ryzyka, na przykład rolnik albo właściciel lasu w Polsce, który sprzedaje to, co sam wyprodukował: składa jednorazową uproszczoną deklarację z szacunkową roczną ilością i dostaje identyfikator deklaracji, który przekazuje odbiorcom.

Konto w systemie TRACES

1. Załóż konto EU Login (konto Komisji Europejskiej) dla osoby, która będzie pracować w systemie.
2. W systemie informacyjnym EUDR zarejestruj firmę jako operatora. Przy imporcie i eksporcie potrzebny jest numer EORI.
3. Nadaj dostęp osobom, które przygotowują i wysyłają deklaracje.

Firmy, które składają dużo deklaracji, mogą łączyć się z systemem przez interfejs API zamiast wpisywać każdą deklarację ręcznie. Tak działa na przykład YourWeb EUDR.

Co zawiera deklaracja

Treść deklaracji określa załącznik II do rozporządzenia, w brzmieniu po zmianach z rozporządzenia (UE) 2025/2650:

Geolokalizacja w deklaracji

Działki najczęściej wgrywa się w pliku GeoJSON. Działkę do 4 ha można podać jako punkt, większą trzeba opisać poligonem, a gospodarstwo z bydłem wystarczy oznaczyć jednym punktem. Współrzędne podaje się z dokładnością sześciu miejsc po przecinku. Cała deklaracja razem z plikami może mieć najwyżej 25 MB. Jak przygotować plik i jakich błędów unikać, opisujemy w poradniku o geolokalizacji działek.

Numer referencyjny i odprawa celna

Po wysłaniu system automatycznie ocenia ryzyko deklaracji i dopiero potem nadaje numer referencyjny oraz numer weryfikacyjny. Organ może wstrzymać nadanie numeru na czas kontroli, dlatego deklarację warto złożyć wcześniej, a nie w dniu odprawy.

Przy imporcie i eksporcie numer referencyjny podaje się w zgłoszeniu celnym, więc trzeba go przekazać agencji celnej przed odprawą. Operator przekazuje numer także odbiorcom w UE. Producent pierwotny, który złożył uproszczoną deklarację, przekazuje w ten sam sposób jej identyfikator.

Poprawki i wycofanie deklaracji

Deklarację można poprawić albo wycofać przez 72 godziny od nadania numeru referencyjnego. Nie da się tego zrobić, gdy towar został już wprowadzony do obrotu albo wywieziony, numer trafił już do zgłoszenia celnego, deklaracja została użyta w deklaracji zbiorczej albo trwa zapowiedziana kontrola. Gdy termin minie z przyczyn niezależnych od firmy, organ może na uzasadniony wniosek przedłużyć go o najwyżej 8 dni.

Dlatego przed wysłaniem warto porównać masę, kody i listę działek z danymi dostawy w systemie firmy, na przykład w ERP.

Najczęstsze błędy

• Masa w deklaracji inna niż w dokumentach dostawy albo w zgłoszeniu celnym.
• Brak części działek, na przykład tych, z których pochodziła tylko część partii.
• Punkt zamiast poligonu dla działki większej niż 4 ha.
• Zły kod HS albo opis drewna bez naukowej nazwy gatunku.
• Deklaracja składana dopiero wtedy, gdy towar czeka na odprawę.
• Numer referencyjny, który nie trafił do agencji celnej albo do odbiorcy.

Pytania i odpowiedzi

Czy agencja celna może złożyć deklarację za mnie?

Tak, jako upoważniony przedstawiciel. Odpowiedzialność za zgodność produktu zostaje jednak po stronie operatora, więc dane od dostawców i ocenę ryzyka trzeba mieć u siebie.

Czy kupując towar od firmy z UE, też składam deklarację?

Nie. Jesteś wtedy operatorem niższego szczebla albo handlowcem: zapisujesz dostawców i odbiorców, a jeśli kupujesz bezpośrednio od operatora, zbierasz numery referencyjne jego deklaracji. Dane przechowujesz przez 5 lat.

Ile mam czasu na poprawienie deklaracji?

72 godziny od nadania numeru referencyjnego, o ile towar nie został jeszcze wprowadzony do obrotu ani wywieziony, a numer nie trafił do zgłoszenia celnego.